毎週更新している本コラム。顧客の信頼を得、お客様がお客様を呼ぶ会社になることを目的に、そのための仕組みづくり（アフターインサイドセールスシステム）について解説。様々な改善要素についてお伝えしてきました。
今回は、良くいただいている質問について、
お答えしたいと思います。
Ｑ うちは事業規模が小さいからあてはまらない？
数人で経営をされる工務店さんから、良く尋ねられます。
仕事をするのは人です。そして、一人ですべてを完結することはできません。二人以上の人間が関わり仕事が分業化される時点で、業務には仕組みが必要です。その個人が、分担によって任された業務を完遂できるよう、誰しもが同じような結果を導くことができるよう、社員を一人でも抱えている企業であれば規模の大小問わず、業務の仕組み化が必要となります。
もちろん、規模の大小に合わせて分業の仕方に多少の相違はあります。しかし、会社の仕組みづくりのステップに大きな違いはありません。そして、この精度を高めることによりお客様の満足度は向上し、信頼獲得に近づけることができるのも変わりありません。
むしろ、規模が小さい企業に、一人で多くを抱え込まないために業務内容の見直しと仕組みづくりをより真剣に考えていただきたいと思います。
Ｑ どこからやれば良いかわからない
日々の業務の忙しさもあり、なかなか先のことは考えられない。という方は多いと思います。信頼を獲得しお客様がお客様を呼ぶ会社になるために、まずは業務フローの見直しから進めてはいかがでしょうか。
業務の中にミスやロス、ムダは多くありませんか？それらはすべて顧客の不安・不信につながります。業務フローはいわば教科書でありガイドブックのようなもの。これが無いと各社員が主体的に業務を遂行し求められる結果を導く組織にはならず、ここが不明確なことがミスロスムダの発生源となります。まず、自社のルールを会社できっちり決めるためにも業務フローを見直し、自社の効率良く成果を出せるやり方は何なのか、を見極めてください。
やり方はいたって単純です。
まず、業務内容を明確にすることです。それは、今やっている業務を洗い出して抜き出していただく、という作業です。次に、その中で現在の最善のやり方を時系列に沿ってつなげていきます。それが、自社の業務フローになるのです。いかがでしょうか。拍子抜けするほど単純な作業です。
ただし、業務フローを作って満足してはいけません。業務フローはあくまで現時点での最善です。未来永劫それが最善であり続けるわけではありません。継続して改善見直し、最適な状態を保つことが重要です。
これらを行うことで、どこが業務遂行の支障になり、ミスロスムダの原因となっているのか、また、例えばここの分野は今からでもIT化を進めた方が良い等、どこが改善できそうか、という点も見えてきます。
それにより、他分野が何をしているかもわかり、連携が良くなり、ミス・ロス・ムダも減らすことができます。そしてもちろん顧客対応力も向上していきます。
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いかがでしょうか。
うちには時間もないし、やれる人もいないし、と思う前に、
まずは、今やっている業務の見直しから始めませんか。
もちろん、自力ですべて行うことを考えるだけでなく、
第三者の協力を得ることもありかもしれません。
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