第1回:業務の標準化とは?

 

最近は働き方改革や人材不足といった面から、

 

業務効率アップを求めている会社が多くなっているようです。

 

 

そのためにITのサービスやツールを導入するケースがありますが、

 

単純に、導入すれば良くなると考えていませんか?

 

実はサービスやツールを利用しても、うまく機能しないことが多いのです。

 

 

 

 

それは何故でしょうか?

 

 

 

業務というのは、

 

いろいろな立場・職種の人がそれぞれの仕事をおこない

 

それをつなげていく事で成り立ちます。

 

 

住宅会社の場合、

 

この流れは一見どこの会社も同じように見えますが、

 

実は会社ごとに異なるものなのです。

 

 

 

サービスやツールは、

 

標準的フォーマットを用意していると思いますが、

 

 

実際には、

 

各人がバラバラなやり方をしているケースが多く、

 

サービスやツールに業務を合わせようとしてストレスが発生し、

 

結果的にうまく廻らないという現象が生じるのです。

 

 

 

 

ではどうしたらいいのか?

 

 

 

 

その答えが「業務の標準化」です。

 

 

御社は、業務の標準化が出来ているでしょうか?

 

誰がおこなっても業務が成り立つようにすること、これが業務の標準化です。

 

 

 

営業であれば顧客発見から集客、

 

初回面談から契約に至るまで、

 

 

設計であれば敷地環境調査のやり方、

 

ヒアリングからプレゼン、図面作成など、

 

 

工事であれば工程管理、

 

品質管理やお客様立会いなどの業務がありますが、

 

これらにはしっかりとした流れとルールが必要になります。

 

 

これが担当者のさじ加減次第になっていないでしょうか?

 

 

 

この標準化をつくり上げるには、

 

日常に行っているこれらの業務内容をすべてを洗い出し、

 

それらの仕事をつないでいくという作業が必要です。

 

これが業務フローとなります。

 

 

誰が何をおこなっているのか、

 

隣で仕事をしていてもよく理解しておりません。

 

そのため、このような業務フローがとても大切なのです。

 

 

 

会社によっては、

 

最初につくるとまるで巻物のように長くなるケースがありますが、

 

そこから何が必要で、何は不要といった

 

取捨選択もしていくことで

 

業務の流れがとてもスリムになってきます。

 

 

 

 

この業務フローを作成し、

 

そこにある業務の内容を明確にしていくこと、

 

これが業務の標準化と言われるものです。

 

業務効率アップ、そして働き方改革を考えていくためには、

 

まずは標準化、

 

つまりこの業務フローと業務内容の明確化に取り組んでください。

 

 

つくり方が分からない時は、作成のお手伝いをします。

 

4月の説明会に是非ご参加ください。

 

 

 

次回は、品質管理についてお伝えします。

 

お楽しみに!